21 kleine iMac & Macbook Tricks für besseres Arbeiten auf dem Macintosh (macOS und iOS)

Seit ich vor 5 Jahren endgültig auf das macOS Betriebssystem von Macbook, iMac und Co. umgestiegen bin, haben sich einige Tools, Tricks und Abkürzungen im täglichen Workflow gesammelt, die ich heute mit dir teilen möchte. Falls du also bereits auf einem Macintosh arbeitest, gerade damit anfängst oder überlegst umzusteigen, wird dir dieser Beitrag hoffentlich weiterhelfen können.

Falls du auf einem Windows-Rechner arbeitest gibt es vielleicht jeweils Alternativen, die du recherchieren kannst. Einige der Tricks funktionieren aber auch nur zusammen mit anderen Apple Geräten (z.B. iPhone oder iPad). Da ich die Wahrscheinlichkeit als hoch erachte, dass auch du (wie ich auch) noch ein iPhone oder iPad besitzt, möchte ich diese Tricks gleich mit ansprechen.

Am Ende ist es wie immer egal, mit was man arbeitet – ich will lediglich einen Einblick in meinen Workflow mit macOS geben. Und dieser fühlt sich für mich durch die folgenden Punkte immer wieder sehr intuitiv und angenehm an.

1. Zieh es ins Dock

Auf dem Macintosh (mittlerweile glaube ich auch unter Windows) kann man sich Dateien schnappen und per Drag’n’Drop auf ein Programm oder anderes Icon im Dock ziehen. Ein paar Beispiele meiner Nutzung:

• Photoshop Dateien auf das Photoshop Icon ziehen, um sie so zu öffnen
• Bilder auf das Lightroom Icon ziehen, um sie zu importieren
• Dateien in den Papierkorb ziehen, um sie zu löschen
• Datenträger und CDs auf den Papierkorb ziehen, um sie auszuwerfen

Soweit habe ich es schon lange genutzt. Meine neueste (aber auch sehr einfache) Entdeckung war es, das Drucker-Icon, das sonst nur Temporär beim Druckvorgang im Dock erscheint, ebenfalls im Dock zu fixieren (Rechtsklick auf das Symbol im Dock und “Im Dock behalten”). Auf diese Weise kannst du z.B. auch spontan alle möglichen Dateien darauf ziehen und ausdrucken. Besonders praktisch ist das, wenn du z.B. 20 PDF-Dateien auf einmal drucken möchtest. Einfach alle darauf ziehen und los geht’s.

2. Aktive Ecken nutzen

Unter Windows fand ich es immer cool, durch einen Klick unten rechts auf die Taskleiste alle Fenster zu minimieren. Auch Macintosh bietet in den Ecken diverse Funktionen. Genauer gesagt stehen hier einige zur Auswahl, die sich durch Bewegung des Cursors in die Ecke automatisch starten lassen.

Du findest diese Option in den Systemeinstellungen unter “Bildschirmschoner”. Mit dem Klick auf den Button “Aktive Ecken” lässt sich pro Ecke eine Funktion auswählen.

Ich selbst habe in die Ecke oben rechts die Mitteilungszentrale gelegt. Unten links habe ich unterwegs (für schnelles Sperren in der Schule) die Funktion Bildschirm sperren.

Weitere Optionen für Aktive Ecken:

• Mitteilungszentrale
• Mission Control
• Bildschirm sperren
• Bildschirmschoner aktivieren
• Ruhezustand für Bildschirm
• Programmfenster zeigen

Tipp: Wenn du im Auswahlfenster der Option Shift oder CMD gedrückt hältst, wirst du die aktiven Ecken nicht mehr versehentlich aktivieren. Statt bloßem anfahren der Ecke mit der Maus muss zusätzlich noch die festgelegte Taste gedrückt gehalten werden.

3. Gemeinsame Zwischenablage nutzen

Alle deine Apple Geräte teilen sich dieselbe Zwischenablage, sofern jeweils Bluetooth aktiviert ist. Apple gibt hier sein bestes, den User immer tiefer ins Ökosystem zu ziehen – und das mit Bravur. Diese Funktion erleichtert meinen Alltag sehr oft.

Beispiele:

• URL auf dem Handy kopieren und auf dem Mac einfügen
• Hashtags auf dem Mac kopieren und beim Instagram Post auf dem Handy einfügen
• Eine IBAN in der Banking App am Handy kopieren und auf dem Mac ins Bestellformular einfügen

Diese Funktion arbeitet einfach und unkompliziert. Und nicht nur zwischen Mac und iPhone, sondern auch iPads.

4. Airdrop nutzen

Airdrop ist die Funktion, um Dateien zwischen Apple Geräten hin- und herzuschicken. Auch hier muss Bluetooth aktiviert sein. Hier findest du die Funktion:

• Im Teilen-Kontextmenü von Dateien (Rechtsklick)
• Per Drag’n’Drop in den AirDrop Ordner im Finder ziehen. Anschließend auf dem Gerät ablegen, an das die Datei geschickt werden soll

Fertig. Auch diese Funktion hilft mir bei z.B. bei Apps, die nur ein Posten vom Mobilgerät erlauben. Andersherum kann man sich so schnell mal ein Handyfoto auf den Rechner schicken. Oder eine PDF-Datei auf das iPad schieben.

5. Drahtlos Displays teilen

Per Airplay oder Sidecar lassen sich Displays teilen. Während sich Airplay auch auf Geräte anderer Hersteller wie z.B. einen SmartTV beziehen, lässt sich das Display vom iMac z.B. mühelos mit einem iPad als Zweitbildschirm erweitern (Sidecar).

Für Airplay müssen sich beide Geräte im selben WLAN befinden. Um Sidecar zu verwenden müssen beide Geräte auch noch Bluetooth aktiviert haben.

6. Telefonieren mit dem Mac

Falls du wie ich gerne (auch mal laut) Musik während der Arbeit hörst, wirst du dieses Feature lieben. Falls du ein iPhone hast, kannst du Anrufe auch über den Mac annehmen und führen. Dabei klingelt dann bei eingehenden Anrufen direkt der Mac über die angeschlossene Soundanlage oder Kopfhörer. So wirst du garantiert kein Klingeln mehr überhören.

Dafür müssen beide Geräte mit der selben Apple ID angemeldet und mit demselben WLAN-Netzwerk verbunden sein. Die Optionen dafür findest du jeweils in den Facetime-Einstellungen.

7. Einfach unterschreiben oder Bilder einfügen

Wie du schon an mehreren Stellen gemerkt hast, sind die Apple Geräte zusammen stark und vereinfachen viele Workflows. So kannst du z.B. vom Mac aus temporär die Kamera oder Touchscreen nutzen. Und so schnell mal ein Bild für eine E-Mail mit dem iPhone schießen oder ein Dokument auf dem Mac mit dem Finger auf dem iPad unterschreiben. Dafür muss wieder Bluetooth auf beiden Geräten aktiviert sein.

Wenn das der Fall ist, kannst du in Apple Mail oben rechts über die Schaltfläche “Fotos einfügen” auch auswählen, dass du ein Bild mit dem iPhone aufnehmen möchtest. In der Apple eigenen Vorschau-App kannst du oben über die Werkzeugleiste unterschreiben wählen. In beiden Fällen schaltet sich dann wie von Zauberhand das Display z.B. vom iPhone an und du kannst ein Foto aufnehmen oder mit dem Finger auf dem Touchscreen unterzeichnen.

8. Thunderbolt Anschluss clever nutzen

Für die Meisten ist der Thunderbolt-Anschluss nur ein verkorkster USB-Anschluss, den man nur mit einem Adapter auf USB-A nutzen kann. Tatsächlich steckt hinter Thunderbolt, der mittlerweile als universeller USB-C Anschluss daherkommt, viel mehr.

Kurz gesagt: Per Thunderbolt lässt sich so gut wie alles übertragen. Dazu ist Thunderbolt 3 mit einer Datenrate von 40GBit/s wesentlich schneller als USB 3.1 mit 10Gbit/s.

Falls du also ein Macbook im Office mit externem Bildschirm etc. nutzt, musst du über ein entsprechendes Thunderbolt 3 Hub meistens nur noch ein einziges Kabel einstecken. Sofort ist das Macbook dann z.B. mit Folgendem verbunden:

• über USB-Anschlüsse zu Maus, Tastatur und Speichermedien
• über 3,5mm Audio Klinkenanschluss zur Soundanlage / Kopfhörer
• über HDMI-Anschlüsse zu 4K-Bildschirmen
• über Ethernet LAN-Anschluss mit dem Internet
• SD-Kartenleser

Über das selbe Kabel kann das Macbook dann auch wieder in die andere Richtung mit Ladestrom versorgt werden. Ich selbst nutze am iMac (wie oben im Foto weiter oben zu sehen) den Hyperdrive Gen2 Thunderbolt Hub*. Bei günstigen Thunderbolt Hubs solltest du genau prüfen, welche Datenraten oder auch Einschränkungen die Geräte aufweisen.

9. Nach 2-3 großen Updates Betriebsystem neu installieren

Drückst du dich davor, dein System einfach einmal neu aufzusetzen? Also die Festplatte zu löschen und deinem Betriebssystem einen sauberen Neuanfang zu spendieren?

Gute Nachrichten: Das ist überhaupt nicht kompliziert und ist mit wenigen Mausklicks erledigt. Vor allem wenn du mehrere der jährlichen großen Betriebsystem-Updates von Apple mitgemacht hast, solltest du überlegen, den Rechner neu aufzusetzen. Immer nach 2-3 Updates kann es durchaus Sinn machen, neu zu installieren. Der Rechner wird dadurch weniger fehleranfällig und läuft wieder stabil und schnell.

Am besten sollte dabei die komplette Festplatte formatiert werden (das ist ja der Sinn davon). Du solltest also alle wichtigen Daten vorher auf einer externen Festplatte sichern. Hier findest du weitere Informationen zur Neuinstallation von Apple.

10. Kalender Geräteweit nutzen

Wenn es um Kalendereinträge geht, war ich lange Zeit ein Muffel. Ich wollte nicht ewig jedes mögliche Feld eines Eintrags ausfüllen. Doch genau das kann sich lohnen.

Mittlerweile hinterlege ich neben Name, Datum und Uhrzeit auch gleich noch den jeweiligen Ort und eine Erinnerung. Nicht nur die Erinnerungen werden dann über alle Geräte des Apple-Kosmos ausgegeben. Auch kann man sich direkt zur jeweils berechneten Aufbruchzeit unter Einschätzung der aktuellen Verkehrslage an den Termin erinnern lassen. Wenn man im Auto dann Apple Carplay startet, wird direkt der Ort des Termins als Navigationsziel vorgeschlagen.

Tipp: Der Kalender lässt sich intuitiv per Drag’n’Drop bedienen. Du kannst z.B. Termine die verschoben wurden einfach mit der Maus auf den neuen Tag ziehen. Oder auch zum Erstellen mehrtägiger Termine einfach mit geklickter Maustaste über die entsprechenden Tage einen Termin aufziehen.

11. Merke dir diese Tastenkürzel

Nicht nur in unseren geliebten Gestaltungs- und Bildbearbeitungsprogrammen helfen uns Tastenkürzel. Auch im Betriebssystem selbst rufen sie Funktionen auf, die man sonst nur mit viel Mauszeiger-Weg erreichen würde.

Ich kenne bei weitem nicht alle (wer könnte sich das schon merken). Aber ein paar grundlegende Kürzel nutze ich doch sehr regelmäßig.

Hier die Shortcuts für den Finder:

• Die Leertaste gibt bei einer markierten Datei eine kurze Vorschau. Bei kurzem Drücken öffnet sich das Vorschaufenster dauerhaft und bleibt geöffnet, bis erneut kurz gedrückt wird. Einen schnellen Einblick kannst du nehmen, indem du die Leertaste gedrückt hältst. Dann bleibt die Vorschau solange offen, bis du die Taste wieder loslässt.
• CMD + Pfeiltaste Oben: In den übergeordneten Ordner springen
• CMD + Shift + N: Neuen Ordner erstellen
• Enter: Angewählte Datei umbenennen
• CMD + T: Tabansicht aktivieren
• CMD + N: Neues Finder Fenster öffnen

Hier noch ein paar systemweite Shortcuts:

• CMD + Leertaste kurz drücken: Spotlight-Suche aktivieren
• CMD + Leertaste gedrückt halten: Sprachassistent aktivieren
• CMD + Shift + 3: Screenshot des ganzen Bildschirms aufnehmen
• CMD + Shift + 4: Screenshot von ausgewähltem Bereich aufnehmen
• CMD + Alt + Shift + V: Einfügen von kopiertem Text, allerdings ohne Formatierungen o.ä.
• CMD + Q: Programm beenden (durch Klick auf das Kreuz läuft die Software im Hintergrund weiter)
• CMD (halten) + Tab: Durch Programme wechseln. Solange CMD gehalten wird, kann eine entsprechende Software auch durch die Taste Q wieder beendet werden
• CMD + Alt + Esc: Programme sofort beenden (ähnlich Taskmanager unter Windows)

Falls du noch weitere Pflicht-Tastenkürzel kennst, schreib sie gerne in die Kommentare.

12. Automatische Zeitansage nutzen

Falls du auch gerne mal die Zeit vergisst und dich dann wunderst, dass du irgendetwas zu lange verfolgt oder ein Ereignis verpasst hat: mit der automatischen Zeitansage passiert das nicht mehr.

Diese ist auch nicht zu aufdringlich sondern erinnert mich mittlerweile im Unterbewusstsein daran, meinen Zeitplan einzuhalten.

Du findest diese Möglichkeit in den Einstellungen unter Dock & Menüleiste im Unterpunkt Uhr. Du kannst sie jeweils zur vollen, halben oder viertel Stunde ansagen lassen.

Weitere Tipps habe ich dir in meinem Beitrag für produktives Arbeiten im Homeoffice geteilt.

13. Hilfe in Programmen nutzen

Bisher habe ich immer lieber eine Suchmaschine genutzt, falls ich in Programmen die gewünschte Funktion nicht finden konnte. Doch die Hilfe-Funktion funktioniert unter macOS oft erstaunlich gut und leitet dich schnell in den richtigen Menüpunkt.

Gib einfach unter Hilfe den gewünschten Begriff ein. Sobald du über die angezeigten Vorschläge fährst, zeigt dir ein schwebender Pfeil an, wo diese Menüpunkte zu finden sind. Sehr praktisch!

14. Spotlightsuche und Siri nutzen

Oftmals lohnt es sich, die Spotlightsuche und Siri direkt in den Arbeitsworkflow zu integrieren. Beide sind darauf ausgelegt, mit ein paar getippten oder gesprochenen Befehlen Dinge zu finden oder auszuführen.

Wie gerade eben erwähnt aktivierst du die Spotlightsuche durch kurzes Drücken von CMD + Leertaste, Siri durch gedrückt halten der selben Tastenkombination.

Beispiele für die Spotlightsuche:

• Programme ausführen, die man selten braucht und sonst erst hersuchen müsste (ich rufe darüber z.B. das Festplattendienstprogramm und alle weiteren Programme außerhalb des Docks auf)
• Dateien suchen
• Online Recherchen durchführen

Beispiele für Siri:

• Termine in den Kalender legen
• Erinnerungen erstellen
• Wegbeschreibungen öffnen
• Nach dem Wetter fragen

15. Die richtige Formatierung für Speichermedien nutzen

Jedes Speichermedium besitzt eine eigene Formatierung. Daher kommt auch das Wort Formatieren, was allgemein für das Löschen eines Datenträgers genutzt wird.

Vor allem wenn du vorher mit Windows gearbeitet hast, oder einige Kollegen hast, die damit arbeiten: Nicht jede Formatierung kann von jedem System gelesen und beschrieben werden. Dadurch kann z.B. ein USB-Stick oft nicht einfach zwischen den Rechnern hin- und hergereicht werden.

Meiner Erfahrung nach eignet sich eine Formatierung in exFAT hervorragend, um sowohl unter Windows, als auch macOS zu arbeiten. Zudem gibt es hier auch keine Beschränkung der Dateigröße, wie es bei der fat32 Formatierung mit maximal 4GB der Fall ist.

16. Kinderleicht Backups mit Time Machine erstellen

Falls du die Time Machine noch nicht nutzt: Starte jetzt damit! Die Einrichtung ist mit wenigen Klicks erledigt. Im Grunde legst du nur eine separate Festplatte als Zeitmaschine fest. Fertig! Am besten nutzt du dafür eine Festplatte extra dafür. Ich selbst habe dafür eine günstige WD Elements 3TB Festplatte* angeschafft.

Sobald diese Festplatte eingerichtet ist, speichert das System stündlich ein Abbild deines Rechners. Lass dir am besten die “Time Machine in der Menüleiste anzeigen”. Dadurch kannst du das Backup auch manuell starten oder den aktuellen Status von überall aus ansehen.

Im Notfall kannst du über die Time Machine Daten und auch das Betriebssystem wiederherstellen. Apropos Notfall – wir kommen zu einem speziellen Notfalltipp.

17. Daten Notfallsicherung: Festplattenmodus aktivieren

Ich hoffe, dass du diesen Tipp niemals brauchen wirst. Falls doch ist es gut, dass du diesen schon einmal gelesen hast.

Dein Alptraum: Der Rechner bzw. Betriebssystem fährt nicht mehr hoch.

Diese Erfahrung musste ich leider schon einmal machen. Der erste Gedanke dabei war: Wie komme ich jetzt noch schnell an meine Daten? Bei einem normalen Windows Rechner hätte ich die Festplatte ausgebaut und die Daten davon per Adapter gesichert. So einfach ist das mit einem Macbook oder iMac allerdings nicht – sondern noch viel einfacher!

Solange noch ein paar Lebensfunktionen des Rechners erhalten sind, kannst du diesen mit einem weiteren Rechner verbinden. Dafür brauchst du nur ein Thunderbolt Kabel*. Wenn du nun den gecrashten Rechner anschaltest und direkt die Taste T gedrückt hältst, startet der Mac in den Festplattenmodus.

Anschließend kannst du vom anderen Rechner aus auf die Festplatte des betroffenen Macs wie auf einen USB-Stick zugreifen und die Daten rüberziehen. Das hat mir wirklich schon einmal die Daten gerettet.

Achtung: Mit einem Firmware Passwort ist diese Funktion nicht verfügbar.

18. Bildschirm aufzeichnen (Screencast erstellen)

Von Haus aus kann man auf dem Mac sehr einfach den Bildschirm aufnehmen bzw. ein Bildschirmvideo aufzeichnen. Du findest die Funktion im Quicktime Player. Ja – dieser kann nicht nur Dinge abspielen, sondern auch aufzeichnen.

Du findest die Option im Quicktime Player unter Ablage -> Neue Bildschirmaufzeichnung. Anschließend hast du noch verschiedene Optionen, z.B. um den kompletten Bildschirm oder nur einen Bereich aufzunehmen, die Audioquelle einzustellen, einen Timer zu stellen oder Mausklicks in der Aufnahme zu visualisieren.

19. Mac automatisch ausschalten lassen

Diese Option nutze ich hin und wieder, wenn der iMac noch z.B. eine Stunde lang eine Aufgabe ausführen soll, ich aber los muss oder lieber schlafen gehe. Danach hätte ich aber dennoch gerne, dass sich der Rechner komplett herunterfährt.

Diese Option findest du in den Systemeinstellungen im Energie sparen Untermenü. Dort klickst du auf Zeitplan… . Daraufhin öffnet sich ein praktisches Menü, in dem du regelmäßige Zeiten einstellen kannst, wann sich der Rechner an- oder ausschalten soll. Für einmaligen Gebrauch solltest du nicht vergessen, die Option danach wieder herauszunehmen.

20. Tätigkeiten automatisieren (fortgeschritten)

Dein Arbeitsalltag ist aufgebläht durch stupide Aufgaben wie Dateien sortieren, Backups oder regelmäßig Rechnungen an die selbe Mail-Adresse zu verschicken?

Der systemeigene Automator kann sehr viel davon übernehmen. Zu meine Schande muss ich gestehen, dass ich dieses mächtige Tool fünf Jahre lang ignoriert und noch nicht wirklich etwas damit gemacht habe. Das möchte ich ab heute ändern. Daher will ich es auch dir nicht vorenthalten.

Das Programm Automator ist eine Art Baukasten. Es stehen verschiedene Bausteine zur Verfügung, um nach und nach z.B. eigene Apps mit simplen Abläufen zu erstellen. Oder du verknüpfst einen Ordner mit speziellen Fähigkeiten (Ordner Aktionen). Immer wenn man dann diese Mini-App ausführt oder eine Datei in den Ordner legt, wird die Abfolge an Befehlen ausgeführt. Keine Sorge: Programmierkenntnisse braucht man dafür keine. Eher etwas Kreativität, was man damit letztendlich im Alltag vereinfachen kann. Wenn du Photoshop Aktionen magst, wirst du den Automator lieben.

Dinge, die beispielsweise nach etwas Einarbeitung automatisch erledigt werden können:

• Termine der kommenden Woche immer in einer Mail am Montag zuschicken lassen (und das z.B. auch als Sprachdatei)
• Versenden von Rechnungen an eine bestimmte Mailadresse, nachdem sie in einen festgelegten Ordner gezogen wird
• Sortieren von Dateien nach Dateityp oder Namen in bestimmte Ordner (z.B. ausgehend vom Download Ordner)
• Kopieren von Dateien in einen Backup Ordner auf einer externen Festplatte, nachdem sie in einen Ordner auf dem Desktop gezogen werden
• Fotos kleiner skalieren, nachdem sie in den festgelegten Ordner gezogen wurden
• PNG-Bilder (z.B. Screenshots) in JPG-Bilder umwandeln, nachdem sie in den festgelegten Ordner gezogen wurden

Die Möglichkeiten sind endlos! Ich würde daher empfehlen, den Automator zumindest einmal angesehen zu haben. Es wird dennoch etwas dauern, sich dort einzuarbeiten. Cool ist auch, dass man wirklich wie in den Photoshop Aktionen die Nutzer Eingaben aufzeichnen und in den Workflows speichern kann.

21. Clevere Apps nutzen

Wie du siehst hat das macOS (auch in Verbindung mit dem mobilen iOS) von Haus aus sehr viel zu bieten. Vieles klappt schon ab Werk ohne Hilfsprogramme (z.B. auch das Entpacken von .zip Dateien durch einfaches Doppelklicken).

Ein paar Programme haben sich mittlerweile allerdings doch bei mir gesammelt, die ich heute mit dir teilen möchte:

• Magnet: Von Haus aus kannst du Fenster unter macOS immer durch Doppelklick auf die obere Programmleiste (nicht die Menüleiste, sondern einfach rechts neben den Minimieren-, Maximieren- und Schließen-Buttons) automatisch auf die Bildschirmgröße anpassen. Durch das Hilfsprogramm Magnet aus dem App-Store lassen sich durch ziehen des Programmfensters an den jeweiligen Bildschirmrand noch weitere Aufteilungen einnehmen. Nach rechts und links nimmt das Fenster die Hälfte, nach unten verschiedene Drittel und nach oben wieder den kompletten Bildschirm ein. Praktisch, auch wenn Windows das von Haus aus kann.
• Carbon Copy Cloner: Dieses Programm spiegelt eine Festplatte exakt auf die andere. Bei jedem Durchlauf analysiert das Programm, welche Dateien z.B. auf der externen Festplatte A neu hinzugekommen sind und erstellt wieder ein genaues Abbild auf Festplatte B. Optimal für redundante Datensicherungen. Meine Fotos speichere ich nicht nur auf der Time Machine, sondern auch langfristig für das Archiv auf zwei externen Festplatten.
• mos: Falls du wie ich eine Maus mit herkömmlichen Scrollrad nutzt, sieht das Scrollen im Browser oft abgehakt aus. Ein weiches Scrollen simuliert hier das kostenlose Progamm mos. Hier lässt sich im Grunde auswählen, in welchen Programmen man “smooth” scrollen möchte. Falls du z.B. nur im Browser weich scrollen möchtest, empfehle ich in den Exception-Einstellungen den Whitelist-Modus.
• atext: Wenn du z.B. immer wieder E-Mails schreibst, die sich inhaltlich ähneln, kannst du mit atext Vorlagen speichern. Sobald du dann das verknüpfte Wort tippst, wird der komplette Text eingesetzt. Besonders praktisch ist das Programm, da verschiedene Parameter (wie z.B. Namen oder Links in der Zwischenablage) automatisch oder individuell eingefügt werden können.

Weitere Falls du selbst noch Vorschläge für wertvolle Hilfsprogramme (oder auch Shortcuts) hast, lass gerne einen Kommentar hier und hilf so auch der Community weiter! Ansonsten hoffe ich, dass ich dir einen guten Einblick in ein paar grundlegende und praktische Funktionen geben konnte!

Lerne in 7 Tagen auf Details zu achten und stimmige Porträts zu fotografieren.