Produktiv arbeiten im Homeoffice: Die perfekte To-Do Liste und 8 Regeln um mehr zu schaffen inkl. Tools

Als Selbstständiger oder Angestellter im Homeoffice bekommt man nicht nur laufend neue Dinge auf die To-Do Liste. Diese wollen auch effizient bearbeitet werden. Und das innerhalb der gesetzten Deadlines.

Je nachdem, für wie viele Kunden oder Bereiche man arbeitet, wird es relativ schnell unübersichtlich. Dazu kommen dann oft auch mehr oder weniger dringende private Anliegen.

Eins haben alle Aufgaben gemeinsam: Sie müssen zeitnah und produktiv erledigt werden, ohne sie in Zeitfresser ausarten zu lassen.

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du den Überblick bewahrst und alle Aufgaben zügig erledigst und einfach produktiv arbeiten kannst.

1. Ablenkungen reduzieren und in den Flow kommen

Der erste Schritt zu einem produktiven Tag liegt in der Breitstellung des richtigen Umfelds. Dazu gehört vor allem das Reduzieren von Ablenkungen.

Das schlimme an Ablenkungen ist, dass man sie oft gar nicht direkt als solche erkennt. Erst nach 10 Minuten im Chat mit einer Person fragt man sich, wieso man nun eigentlich mit ihr schreibt und nicht weiter arbeitet.

Ähnlich, wenn man nebenher probiert, ein paar Dinge am Schreibtisch aufzuräumen und dann merkt, dass man doch eigentlich am Kundenprojekt arbeiten wollte.

Für ablenkungsfreies Arbeiten solltest du also sowohl digital, als auch räumlich für Ruhe sorgen. Ruhe ist hier natürlich übertragend für alle Störer gemeint.

Folgende Dinge beachte ich dafür:

1. Halte deinen Arbeitsplatz minimalistisch und sauber. Es sollten keine ablenkenden Dinge herumliegen.
2. Aktiviere den Flugmodus und deaktiviere Benachrichtigungen an Rechner, Tablet, etc. (dazu gehören auch E-Mails).
3. Musik lässt mich besser in den Flow kommen (das ist der produktive Zustand, in dem man die Zeit vergisst). Durch Kopfhörer schirme ich mich zusätzlich von Ablenkungen ab (besonders nützlich im Homeoffice).
4. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch kann durch die Abwechslung auch die Produktivität steigern (im Stehen faulenzt es sich deutlich schlechter beim Scrollen durch Instagram).
5. Auch Apps wie Hyperfocus können helfen, am Rechner alle Ablenkungen zu reduzieren und Browserverbindungen zu amtlichen Zeitfresserseiten zu unterbinden. Alle App Empfehlungen gibt es am Ende des Beitrags.

Hilfreich ist es neben digitalen und räumlichen Störern, auch ablenkende Gedanken zu verdrängen und direkt mit dem Aufgaben zu starten.

Nicht nachdenken, einfach machen!

Das bezieht sich auch auf das Gedanken Chaos, welche Aufgabe man denn überhaupt als erste erledigen sollte. Doch mit was fängt man nun überhaupt an?

2. Erledige kleine Dinge sofort

Ich mag es am liebsten, mit ein paar kleinen Aufgaben zum “aufwärmen” zu starten. Das sind Dinge, die unter 5 Minuten dauern und sich daher nicht lohnen, sie überhaupt aufzuschieben.

Das könnten E-Mails sein, die noch unbeantwortet im Postfach liegen. Kommunikation ist auch sehr wichtig. Je schneller man einer Anfrage antwortet, desto besser. Mein Umgang mit Mails kommt aber weiter unten im Beitrag noch genauer.

Oder man muss noch ein Angebot erstellen, die neuen Druckerpatronen bestellen, Social Media überprüfen (nur kurz checken, nicht versumpfen!).

Um sich allerdings nicht dauerhaft mit solchen kleinen Aufgaben zu verzetteln, setze ich mir ein Limit von max. 30 Minuten für solche Dinge.

Wichtiger zum Vorankommen sind nämlich vor allem die größeren Aufgaben.

3. Erledige die größte Aufgabe zu erst

Generell solltest du die größte Aufgabe, vor der du vielleicht auch die meiste Scheu hast, zuerst am Tag anpacken. Daher darf man diese Aufgabe auch nur maximal 30 Minuten nach hinten verschieben.

Das nennt sich auch “eat that frog”-Prinzip und kommt davon, dass man eben gerade die unangenehmen Dinge zuerst schlucken muss. Das kann natürlich auch eine Aufgabe sein, die Spaß macht, aber dennoch sehr viel Konzentration und Produktivität erfordert. Ein großer Brocken eben.

Wenn man diesen großen Stein geschafft hat, kann man erst einmal abschwitzen. An Tagen mit besonders wichtigen Aufgaben solltest du den Part mit den kleinen Aufwärm-Aufgaben möglicherweise überspringen.

4. Verschiebe hoffnungslose Aufgaben

Wichtig: Damit sind nicht allgemein große Aufgaben gemeint. Sondern eher solche, die sich erst im Nachhinein als extreme Zeitfresser entpuppen.

Als einfaches Beispiel sind das bei mir nicht selten Aufgaben rund um die Pflege von Website und Blog. “Ich stell nur kurz XY um” – anfangs als kleine Aufgabe geplant stolpert man dann über einen Fehler nach dem anderen. Und die Zeit vergeht wie im Flug.

Hat man sich zufällig eine dieser Aufgaben als erste herausgesucht, kommt man an diesem Tag dann oft zu überhaupt nichts mehr.

Solange noch irgendein Fortschritt da ist (man springt immerhin noch von einem Problem zum nächsten), kann man durchaus weitermachen. Meist führt nur das Ausbaden diverser Probleme dennoch irgendwann zum Ziel.

Doch dann gibt es noch Momente, an denen sich überhaupt nichts bewegt. Keinen Millimeter!

Man sollte immer genau im Auge behalten, wie lange man schon auf der Stelle trampelt und nicht weiterkommt.

Ich habe nun die Regel, dass diese Zeit nicht länger als 30 Minuten betragen darf. Bin ich seit einer halben Stunde am selben Punkt und kein bisschen weitergekommen? Ich meine damit einen vollkommenen Stillstand.

Wenn ja, dann breche ich ab und kümmere mich um den nächsten To-Do Punkt. Gerade bei Problemen hilft es oft sogar, den Kopf wieder freizubekommen. Notfalls nochmals darüber zu schlafen. Du wirst sehen, am nächsten Tag hat man wieder neue Gedanken, Energie und Motivation, um das Problem zu lösen.

Das bedeutet auf keinen Fall, dass man ständig zwischen Aufgaben hin- und herspringen sollte, nur weil sie gerade zu lange dauern. Viele Aufgaben dauern eben ihre Zeit. Doch wenn man merkt, dass man sich die Zähne ausbeißt und seit einer halben Stunde wirklich genau am selben Punkt steht, sollte man zum nächsten springen.

Diesen Trick kann man natürlich auch für die regulären Aufgaben übernehmen und sich für alles ein Zeitlimit setzen. Mehr dazu gleich.

Doch woher weiß ich eigentlich, was zu tun ist?

5. To-Do Liste mit cleverem System erstellen

Ich probiere mir kurz die perfekte To-Do Liste auszumalen. Was müsste sie können?

1. Immer die aktuellsten Aufgaben und Gedanken beinhalten, was zu erledigen ist
2. Zum richtigen Zeitpunkt sagen, was zu tun ist

Um diese zwei Dinge zu gewährleisten, führe ich verschiedene To-Do Listen. Teils handschriftlich auf kleinen Zetteln oder im Notizbuch. Aber auch eine To-Do Liste, die sich per Cloud Synchronisiert.

Nennt es veraltet, aber ich schreibe einfach gerne meine To-Do Listen per Hand. Dennoch möchte ich nicht den Vorteil missen, den digitale Listen in Apps bieten:

1. Erinnerungsfunktion, wann etwas zu erledigen ist
2. Handy ist jederzeit dabei, um Aufgaben und Einfälle zu vermerken
3. Sofortige Verfügbarkeit der neuen Aufgaben an jedem Gerät und Browser

Am Ende ist es Geschmackssache, was einem besser gefällt. Handgeschrieben oder digital? Schreib es in die Kommentare, was du nutzt.

Egal wie, aber es werden dadurch folgende Listen erstellt:

To-Do: Akut – Liste

Okay, der Name klingt dramatisch und vielleicht auch etwas witzig. Gemeint sind aber dringende Aufgaben, die innerhalb der nächsten 1-2 Wochen dringend erledigt werden müssen.

Die Liste umfasst also wichtige Aufgaben, die demnächst zwingend umgesetzt werden müssen.

To-Do: Generell – Liste

Glücklicherweise muss man nicht immer alle Aufgaben einmal machen. Das liegt an unterschiedlichen Prioritäten und Deadlines. Diese (etwas unwichtigeren oder zeitlich flexiblen Aufgaben) würden die kurzfristige To-Do: Akut – Liste unnötig aufblähen und von den wichtigen Aufgaben ablenken.

Dennoch dürfen viele Aufgaben langfristig nicht in Vergessenheit geraten.

Daher schreibe ich auf die zweite generelle Liste Aufgaben, die innerhalb der nächsten Monate oder auch zeitlich unabhängig erledigt werden müssen. Nur damit sie nicht in Vergessenheit geraten.

Und so verschiebe ich Aufgaben dann zwischen der Akut- und Generell-Liste. Je nachdem, wie dringend oder wichtig die Aufgabe gerade ist. Das kann sich pro Aufgabe auch kundenbedingt einmal ändern.

Tagesliste erstellen

Manchmal reicht es, für die heutigen Aufgaben die Akut-Liste herzunehmen. Seit neuestem teste ich allerdings noch eine dritte handschriftliche Liste: Die Tagesliste.

Hierfür notiere ich auf einem Zettel das jeweilige Datum, für die die Liste bestimmt ist. Darunter notiere ich die Aufgaben.

Dafür beachte ich drei Dinge:

1. Die tagesaktuelle Liste sollte schon am Vorabend erstellt werden. So verdrängt man den Zeitfresser früh halbverschlafen am Schreibtisch zu rekonstruieren, was man heute eigentlich erledigen muss. Darüber hat man meist abends nach einem Arbeitstag eine bessere Übersicht, als morgens beim ersten Kaffee.
2. Weniger ist mehr. Auch wenn man sich am Vortag noch fühlt wie Hulk und denkt, man könnte morgen Bäume ausreißen: Halte die Tagesliste klein. Je nach Aufgabenart und Größe reichen 3-5 Stichpunkte. Ansonsten kann man sich schnell überfordert fühlen, was wieder ausbremst. Kalkuliere die Zeit realistisch (und vielleicht sogar eher etwas pessimistisch). Umso größer ist nachher das Erfolgsgefühl, die Tagesliste geschafft zu haben.
3. Lege eine Reihenfolge fest. Wie gesagt, will man das verschlafene Gehirn morgens nicht unnötig überfordern. Gib daher schon beim Schreiben vor, was zuerst erledigt werden muss. So kann man früh direkt loslegen und muss das nicht erst ausknobeln.

Microsoft To-Do & Erinnerungs App

Als App kam bei mir immer Wunderlist zum Einsatz, was aktuell in “Microsoft To Do” umgewandelt wurde. Und ich muss sagen, mit dieser App bin ich sehr zufrieden. Es gibt für sogut wie jedes Endgerät eine Smartphone-, Tablet- und Desktop App. Die Synchronisierung funktioniert flott. Aufgaben sind schnell eingestellt.

Das wichtigste, was ich auch schon bei Wunderlist geschätzt habe, ist der noch vorhandene helle “BLING”-Glockenton, der beim Abhaken einer Aufgabe ertönt. Das hat immer etwas belohnendes, wenn man eine Aufgabe erledigt hat (auf dem Papier reicht mir das Abhaken nicht, dort werden erledigte Aufgaben komplett durchgestrichen). Vielleicht ist es das, was mich noch beim Papier hält ;-)

Tipp: Die Microsoft To Do App ist auch äußerst empfehlenswert, wenn du mit anderen Personen (auch örtlich getrennt) zusammen arbeitest. So kann man im Programm eine gewünschte To-Do Liste für andere freigeben. Alle Teilnehmer können dann Aufgaben erstellen oder abhaken. Alles synchronisiert sich auch hier in Echtzeit.

Erinnere mich morgen um 10.30 Uhr an…

Eine zweite App, die ich häufig benutze, ist die systemeigene “Erinnerungen” App von macOS. Diese bestücke ich oftmals per Sprachbefehl über Siri. Dabei sage ich auch konkrete Uhrzeiten, wann die Aufgaben erledigt werden soll. So kann man sich z.B. auch am Vortag für Morgen im Stundentakt Aufgaben planen. An diese wird man dann vom Rechner selbst erinnert. Dabei muss man aber den Zeitaufwand pro Aufgabe realistisch schätzen können.

6. Aufgaben gesammelt erledigen

Am Anfang des Artikels ging es schon um das Zusammenfassen kurzer Aufgaben. Das ist allgemein immer empfehlenswert. Niemals große Aufgaben für kleine Zwischendinger unterbrechen. So macht es auch Sinn, Aufgaben gleicher Art am Stück statt einzeln abzuhandeln.

Ein gutes Beispiel dafür sind eben E-Mails oder Angebote. Wenn du schon im Schreibflow in deinem E-Mail Programm bist, ist es ein leichtes, gleich vier statt nur einer Mail aufzusetzen.

Wenn du gerade schon in drei Untermenüs deiner Buchhaltung bist, geht es schneller, gleich noch ein zweites oder drittes Angebot zu erstellen. Der Zeitaufwand ist fast der selbe wie nur für eines.

Das ist wie Plugins aktualisieren in WordPress. Nicht nur wegen einem ins Backend gehen. Sondern wenn man drin ist, gleich alle auf einmal updaten. Solche Beispiele gibt es noch viele weitere.

Es lohnt sich immer, kleinere Aufgaben gleicher Art in einem Abwasch abzuarbeiten. Daher können einzelne E-Mail Benachrichtigungen (sofern man gerade auf keine wichtige Mail wartet) die Produktivität bremsen. Stattdessen lohnt es eher, sich z.B. früh und abends gesammelt seinen Mails zu widmen.

7. Belohnungen und Deadlines einplanen

Verplan dir deinen Nachmittag / Feierabend. Geh raus mit Freunden, unternimm etwas. Das hat mir schon oft geholfen, in die Puschen zu kommen.

Wenn man sich wegen der Arbeit nichts vornimmt, fühlt man sich oft so, als hätte man ja sowieso unendlich viel Zeit.

Plant man sich dagegen eine Deadline (die auch noch Spaß machen kann), verspürt man oft einen Antrieb. Man möchte ja bis dahin fertig sein.

Ich habe schon öfter von Studien gehört, die die Produktivität in Verbindung mit Deadlines untersuchen. Oftmals schafft man Aufgaben von gleichem Umfang auch in weniger Zeit – wenn man denn will (oder muss).

Daher solltest du dir entweder Belohnungen planen oder auch Deadlines für einzelne Etappen setzen.

8. Die richtigen Helfer im Alltag nutzen

Wie auch schon in meinem Beitrag über die 36 besten Fotografie Tools für einfacheren Workflow geschrieben, möchte ich zum Schluss auch hier ein paar Hard- und Software Empfehlungen für erhöhte Produktivität mitgeben.

Die meisten sind kostenlos. Manche kosten einen kleinen Obulus:

• Durch den Behringer X-Touch Mini Controller* bediene ich Lightroom doppelt so schnell und viel intuitiver. Hier gibt es die komplette Lightroom Midi Controller Anleitung
• Mit Microsoft To-Do erstelle ich meine Listen in der Cloud für alle Geräte gleichzeitig und arbeite mit anderen Personen zusammen
• Auf Notizzetteln oder in meinem Notizbuch* halte ich Gedanken und offline To-Do Listen fest
• Evernote ist ein Notizbuch in der Cloud, das die Notizen ebenfalls auf alle Geräte synchronisiert
• Mit Programmen wie Hyperfocus (Mac) lässt sich die Verbindung zu ablenkenden Websites unterbinden
• In der App aText (Mac) kann man Abkürzungen für bestimmte Textbausteine speichern
• Mit Magnet (Mac) lassen sich Fenster einfacher anordnen. Standard bei Windows
• Durch meine THO Lightroom Presets und Profile erstelle ich blitzschnell stimmungsvolle Farblooks. Neben der Schnelligkeit erscheint mein Portfolio dadurch sehr einheitlich und professionell. Durch die Presets kann man sich viele Wochen bis Monate sparen, die man sonst für eigene Farblooks in der Entwicklung brauchen würde

Fazit – Produktiv arbeiten durch Fokus und To-Do Liste

Das sind die wichtigsten Punkte, die ich aktuell für mehr Produktivität und einen erfolgreichen Arbeitstag im Homeoffice einsetze.

Am wichtigsten ist es, Ablenkungen zu minimieren. Behalte immer im Hinterkopf, dass gerade wir als Fotografen die Content-Ersteller sind. Konsumieren ist auch wichtig für Inspiration, öfter sollte man aber auf “der anderen Seite” der sozialen Medien stehen. Und damit nicht nur andere Lesen, sondern gelesen werden. Nach einem Arbeitstag spricht natürlich nichts dagegen, sich mit etwas Content und Neuigkeiten zu belohnen. Oftmals lernt man ja dabei auch noch etwas dazu.

Wenn man zusammen mit Social Media arbeitet und dort einen Beitrag teilen möchte, lauert natürlich überall die Gefahr der Ablenkung.

“Ich gehe nur schnell auf Facebook, plane nur meinen eigenen Beitrag und gehe sofort wieder raus.”

– Kein Fotograf, jemals

Kleiner Spaß am Rande, aber du weißt was ich meine. Die moderne Welt ist darauf programmiert, abzulenken. Alles und jeder will Aufmerksamkeit. Umso schwieriger wird es, sich da nirgends mit reinziehen zu lassen.

Die zweite Ziel es ist es, in den “Flow” bzw. Tunnel zu kommen. Das ist der produktivste Zustand. Man konzentriert sich zu 100% auf die Sache und vergisst die Zeit. Um in diesen Zustand zu kommen, braucht man allerdings immer mind. 15 Minuten. Bei jeder Störung braucht es diese 15 Minuten dann erneut. Somit kann man gut rechnen, wie viel Zeit täglich verloren gehen kann, wenn man sich mehrfach unkontrolliert stören lässt.

Eliminiere also alle Ablenkungen, lege dir eine gute Organisation deiner Aufgaben in Form von To-Do Listen an und du wirst im Homeoffice mehr schaffen und produktiver arbeiten.

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